La boîte de réception zéro est une arnaque

Comme la plupart d'entre nous, vous avez peut-être été séduit par le concept désormais ancien de boîte de réception zéro. Ne serait-ce pas génial de n'avoir aucun message à lire dans votre boîte de réception ? C'est tellement calme et reposant ! Aussi bizarre que cela puisse paraître, cette idée me met mal à l'aise, et vous aussi probablement. Ce sentiment est en fait parfaitement logique. Voici pourquoi.

Se rendre à l'évidence

L'idée que la boîte de réception zéro n'est qu'un canular semble évidente au moment même où nous l'affirmons. Au fond de nous, nous savons tous que les messages affluent en permanence et que, même dans le cas rare où il ne resterait plus aucun message à traiter dans la boîte de réception, il ne s'agirait que d'une situation très temporaire. Une situation que l'on peut facilement imaginer un peu stressante, car le vide n'est pas la définition exacte du confort. Elle peut nous pousser à nous demander ce qui va suivre, quelle sera l'ampleur du fardeau à venir. L'incertitude est en quelque sorte pire que le fait de "contrôler" la gravité d'une situation. Ainsi, non seulement la boîte à zéro est très difficile à atteindre, mais elle n'est pas aussi satisfaisante qu'annoncée. Cela dit, la douleur générée par le volume, la fréquence et le manque de clarté des messages que nous recevons tous quotidiennement est plus que jamais réelle.

L'amour de la tromperie

Alors, qu'est-ce qui nous pousse (presque) consciemment à faire croire à notre cerveau que nous pourrons un jour atteindre la boîte de réception zéro ? Probablement le fait que la boîte de réception zéro s'accompagne de la promesse sous-jacente que notre stress et notre surcharge seront terminés. Cela sonne bien : à un problème contre lequel nous luttons tous depuis toujours, nous savons maintenant qu'il y a de l'espoir. Et bien sûr, nous préférons cela à un sentiment de désespoir sans solution en vue. Ce processus d'auto-illusion, comme l'appellent les psychologues, est aussi amusant que nécessaire à notre santé mentale dans certaines situations. Bien que la boîte de réception zéro ne soit malheureusement qu'un fantasme, elle est très probablement née d'une réaction naturelle à un mélange de stress et de sentiments d'accablement induits par des boîtes de réception d'e-mails encombrées. Des chagrins qui sont bien réels.

Pourquoi pas une idée intelligente ?

Une douleur évidente partagée par la plupart des gens sur terre ? On dirait qu'il y a là une fantastique opportunité commerciale ! Créons donc une startup sur cette base ! Certains pourraient prendre le raccourci le plus évident et penser "Pour résoudre ce problème, je vais créer un outil de boîte de réception qui sera vide aussi souvent que possible, ouais !". Malheureusement, ils ne feraient qu'essayer de réparer la conséquence de tonnes de causes sous-jacentes. Et tenter de remédier à une conséquence sans tenir compte de ses véritables causes profondes aboutira très probablement à répondre aux mauvais besoins.

La poule ou l'œuf ?

Nous pourrions passer des heures à identifier et à analyser ce qui fait des boîtes de réception une telle source d'inconfort, mais je vais tenter de faire le point brièvement. Le problème réside dans la façon dont les boîtes de réception sont conçues, combinée à la façon dont les humains les utilisent. Nous sommes tous d'accord pour dire que les outils que nous utilisons ne sont pas parfaits et qu'aucun d'entre nous ne les utilise de manière parfaite. Pouvons-nous influer sur ces deux éléments ? On pourrait dire que nous pouvons faire presque tout ce que nous voulons sur le plan technique, mais que changer le comportement des gens est un animal très différent. Je ne suis pas en désaccord avec cette affirmation. Cependant, j'ajouterais que les humains ont tendance à faire ce qu'ils font parce qu'ils se sentent autorisés à le faire. Tant que rien ne les en empêche, techniquement ou moralement. L'environnement dans lequel ils évoluent leur permet de se comporter comme ils le font. En d'autres termes, notre environnement façonne nos comportements. Pourquoi ne pas en tirer parti ? Il est tout à fait possible d'influencer le comportement des gens en façonnant leur environnement.

Appuyez sur l'interrupteur caché...

Redéfinir l'environnement de communication numérique dans lequel vivent les utilisateurs pourrait résoudre le problème de l'engorgement des boîtes de réception. En d'autres termes, changeons la logique qui régit les outils de communication depuis quelques décennies déjà, et plus particulièrement le courrier électronique. Je suis profondément convaincu que c'est ainsi que nous devrions traiter le problème des boîtes de réception encombrées. Nous avons désespérément besoin de quitter l'emailing, parce qu'il repose sur des normes de communication qui sont intrinsèquement à l'origine du désordre. Les règles de l'e-mailing permettent aux utilisateurs d'écrire des messages sans restrictions ni conseils. Nous avons besoin d'un environnement de communication qui empêche les utilisateurs d'être à l'origine de l'inconfort, du stress et de l'inefficacité qui en résultent. Nous ne voulons pas utiliser un outil avec des tonnes de fonctionnalités et de couches, avec toutes les cloches et les sifflets, construit sur un environnement très peu adapté qui permet aux utilisateurs de créer inconsciemment le chaos. Nous voulons d'abord corriger le contexte. Nous avons besoin de règles qui incitent les utilisateurs à rédiger des messages propres, nets, sages, significatifs et utiles. Des messages qui seraient facilement triés, manipulés et auxquels on pourrait répondre. Nous voulons que leur environnement permette aux utilisateurs d'être les meilleurs communicateurs. De manière transparente, dès la conception. Ce n'est qu'ensuite que nous pourrons créer des fonctions magiques sur cette base. Comment sommes-nous censés faire cela ? J'y reviendrai dans un article dédié, car la question mérite plus qu'un paragraphe pour trouver une réponse.

... et s'assurer qu'il allume la bonne lumière

D'ailleurs, si nous ne sommes pas censés viser la boîte de réception zéro, que devons-nous viser ? Il est communément admis que la quantité de messages qu'ils reçoivent est considérée comme une source de stress et d'accablement pour les utilisateurs. Même si tout le monde est d'accord sur ce point, cette affirmation est erronée. Ce qui est à l'origine de ces sentiments négatifs, c'est l'incapacité des utilisateurs à traiter aussi rapidement que nécessaire et de manière appropriée les messages qu'ils reçoivent. Pense-t-on vraiment que quelqu'un s'en soucierait si tout le monde était capable de trier et de traiter correctement une centaine de messages en moins de dix minutes ? Bien sûr, il s'agit d'un exemple exagéré. Mais il permet d'illustrer le propos : si les utilisateurs peuvent avoir le sentiment de maîtriser totalement leur boîte de réception, de la trier efficacement, de ne jamais rien manquer, de toujours fournir une réponse adéquate au bon moment et que la gestion de leur boîte de réception ne leur prend pas beaucoup de temps, alors quel est le problème de traiter 50, 100 ou 500 messages par jour ? Le seul élément qui resterait un facteur de frustration serait un ratio élevé de messages inutiles ou de faible importance, que nous pouvons résumer comme un ratio de perte de temps. En fin de compte, les utilisateurs doivent avoir le sentiment que le temps nécessaire à la gestion de leurs messages est du temps productif. Cela signifie deux choses. Premièrement, les messages qu'ils traitent sont d'importance moyenne ou élevée. Deuxièmement, le temps qu'ils passent à gérer un message est consacré au message lui-même, et non à la manipulation de l'application de messagerie qu'ils utilisent. Toutes les étapes liées au tri, au marquage et, plus généralement, à la manipulation des messages, contribuent à la perte de temps. Ne vous méprenez pas, je ne dis pas que nous pouvons ou devons éliminer 100 % de ces étapes. Mais c'est là que la technologie devrait être la plus utile. Faire en sorte que les utilisateurs passent plus de temps à travailler sur le contenu des messages qu'à se conformer aux processus imposés par l'application qu'ils utilisent.

En fin de compte, au lieu de viser la chimère de la boîte de réception zéro, je crois profondément que nous devrions viser à créer des outils de messagerie intelligents qui nous permettent de nous concentrer sur ce qui compte le plus et d'accomplir nos tâches avec une réelle efficacité. C'est précisément ce que je cherche à construire. Je serais très heureux de lire vos opinions sur la boîte de réception zéro, les besoins réels des utilisateurs d'email, ou même votre vision de la bonne direction que devrait prendre l'email vieillissant.